Welcome Centre Staff | Staff y Ganolfan Groeso [Cardiff Students' Union] 2026/27
Welcome Centre Staff – [Monday – Friday]
MAIN PURPOSE OF ROLE
To ensure the smooth running of the Students’ Union welcome desk which provides a key point of contact for all members, guests and staff for a variety of services and information.
The Welcome Centre desk is staffed Monday – Friday 9am until 5pm, we require a 4 hour section of this period to be covered daily (e.g 12pm – 4pm). Shifts will be organised in line with the business needs and your university commitments. In line with the above, please state your usual weekly (Monday – Friday) availability in your application.
The start date of this role will be September 2026 with the potential for training shifts before the Summer Break.
Before applying for this role please ensure you will be enrolled as a student at Cardiff University for the 2026/2027 Academic Year. As such, please state your year of study in your application.
There may be future opportunity to take on additional responsibilities or gain experience as a Retail Assistant in our Love Cardiff shop, or assist the Sales team during key events in the year (e.g Varsity or Graduation).
MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- Operate the main switchboard promptly and politely, relaying all calls and forward messages if appropriate.
- Deal with enquiries via face to face, email, social media channels or telephone in a professional and friendly manner. In keeping with Cardiff Students’ Union customer service standards.
- Be aware of daily activities within the building to deal with enquiries appropriately.
- Be a Students’ Union ambassador and fully understand what services and facilities the Students Union provides.
- Engage with customers to create a warm and welcome environment that encourages members and guests to visit again and refer others to the Students’ Union.
- Support advertising sales with commercial stall bookings, greeting clients and ensure set up is ready on arrival.
- Support all departments with membership services stall bookings, greeting students, staff and ensure set up is ready on arrival.
- Support the Sales and Customer Service department with the operations of key annual events. Including, Graduation, Varsity, Freshers.
- To be responsible for making optimum use of working time including but not limited to, queue management, deploying staff and responding to changing needs of the welcome desk area (i.e., cleanliness, presentation, and general housekeeping).
- Be proactive in ensuring signage around the building is current, removing any unsolicited advertising and support departments with any signage that needs displaying around the building.
- Work with department Managers to develop rolling improvement plans to ensure best practise.
- Support security and cover duties during lunch breaks.
- Manage the distribution of mail to appropriate person/department.
- Deal with Lost property and follow necessary procedures.
Staff y Ganolfan Groeso – [Dydd Llun – Dydd Gwener]
PRIF BWRPAS Y RÔL
Sicrhau bod desg groeso Undeb y Myfyrwyr yn rhedeg yn esmwyth, gan ddarparu pwynt cyswllt allweddol i bob aelod, gwestai a staff ar gyfer amrywiaeth o wasanaethau a gwybodaeth.
Mae staff yn y ddesg Ganolfan Groeso o ddydd Llun i ddydd Gwener o 9yb tan 5yh, ac mae angen i ni benodi rhywun i fod yno am 4 awr o'r cyfnod hwn bob dydd (e.e. 12yp – 4yp). Trefnir shifftiau yn unol ag anghenion y busnes a'ch ymrwymiadau prifysgol. Yn unol â'r uchod, nodwch eich argaeledd wythnosol arferol (Llun – Gwener) yn eich cais.
Dyddiad cychwyn y rôl hon fydd Medi 2026 gyda'r potensial ar gyfer shifftiau hyfforddi cyn Gwyliau'r Haf.
Cyn gwneud cais am y rôl hon, gwnewch yn siŵr eich bod wedi cofrestru fel myfyriwr ym Mhrifysgol Caerdydd ar gyfer Blwyddyn Academaidd 2026/2027. Felly, nodwch eich blwyddyn astudio yn eich cais.
Efallai y bydd cyfle yn y dyfodol i ysgwyddo cyfrifoldebau ychwanegol neu ennill profiad fel Cynorthwyydd Manwerthu yn ein siop Caru Caerdydd, neu gynorthwyo'r tîm Gwerthu yn ystod digwyddiadau allweddol yn y flwyddyn (e.e. Varsity neu Graddio).
PRIF DDYLETSWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU
- Gweithredu’r prif switsfwrdd yn brydlon ac yn gwrtais, gan drosglwyddo galwadau a negeseuon os yw’n briodol.
- Ymdrin ag ymholiadau wyneb yn wyneb, dros e-bost, sianeli cyfryngau cymdeithasol neu dros y ffôn mewn modd proffesiynol a chyfeillgar. Yn unol â safonau gwasanaeth cwsmeriaid Undeb Myfyrwyr Caerdydd.
- Bod yn ymwybodol o weithgareddau dyddiol o fewn yr adeilad i ymdrin ag ymholiadau yn briodol.
- Bod yn rhagweithiol wrth sicrhau bod arwyddion o amgylch yr adeilad yn gyfredol, gan gael gwared ar unrhyw hysbysebu digroeso a chefnogi adrannau gydag unrhyw arwyddion y mae angen eu harddangos o amgylch yr adeilad.
- Bod yn llysgennad Undeb y Myfyrwyr a deall yn llawn pa wasanaethau a chyfleusterau y mae Undeb y Myfyrwyr yn eu darparu.
- Ymgysylltu â chwsmeriaid i greu amgylchedd cynnes a chroesawgar sy'n annog aelodau a gwesteion i ymweld eto a chyfeirio eraill at Undeb y Myfyrwyr.
- Cefnogi gwerthiannau hysbysebu gydag archebion stondinau masnachol, cyfarch cleientiaid a sicrhau bod y popeth yn barod erbyn iddynt gyrraedd.
- Cefnogi pob adran gydag archebion stondinau gwasanaethau aelodaeth, cyfarch myfyrwyr, staff a sicrhau bod popeth yn barod erbyn iddynt gyrraedd.
- Cefnogi’r adran Gwerthu a Gwasanaeth Cwsmeriaid gyda gweithrediadau digwyddiadau blynyddol allweddol. Gan gynnwys Graddio, Varsity, y Glas.
- Bod yn gyfrifol am wneud y defnydd gorau posibl o oriau gwaith gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i, rheoli ciwiau, lleoli staff ac ymateb i anghenion newidiol ardal y ddesg groeso (h.y. glendid, cyflwyniad, a gwaith tŷ cyffredinol).
- Gweithio gyda Rheolwyr adrannau i ddatblygu a rhoi cynlluniau datblygu ar waith i sicrhau arferion gorau.
- Cefnogi’r tîm diogelwch a chyflawni dyletswyddau yn ystod egwyliau cinio.
- Rheoli dosbarthiad post i’r person/adran briodol.
- Ymdrin ag eiddo coll a dilyn y gweithdrefnau angenrheidiol.