ADRAN 1: MANYLION SWYDD

Teitl Swydd: Swyddog Busnes Gweithredol

Cyfarwyddiaeth: Adran y Prif Weithredwr

Gradd: Band 3

Cyflog: £29,691 - £34,272

Cytundeb: Parhaol

Yn adrodd i’r: Prif Weithredwr

Pwrpas cyffredinol y rôl: Bydd deilydd y swydd yn brif pwynt cyswllt rhwng y Prif Weithredwr a staff y Llyfrgell a rhanddeiliaid. Byddwch yn gweithredu fel ffynhonnell wybodaeth gan gyfathrebu ar faterion dydd i ddydd ar ran y Prif Weithredwr, weithiau dan gyfarwyddyd ac weithiau heb gyfarwyddyd. Bydd angen ichi fod yn gyfarwydd efo gwaith y Llyfrgell a bydd gennych ddealltwriaeth o anghenion ac amgylchiadau pobl y mae’r Llyfrgell yn eu gwasanaethau. Mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol yn y swydd yma.

ADRAN 2: ADRAN Y PRIF WEITHREDWR

Adran fach yw Adran y Prif Weithredwr, ond yn un hynod o brysur sy’n darparu gwasanaeth cefnogol i’r Prif Weithredwr, y Tîm Gweithredol a’r Tîm Arwain ac yn ôl yr angen ynghyd a chynorthwyo Swyddogion Bwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell ar adegau.

ADRAN 3: SIART TREFNIADOL

Prif Weithredwr

Swyddog Busnes Gweithredol

Bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd gyflawni ystod o ddyletswyddau gweinyddol a dyletswyddau cynorthwyo a fydd yn cynnwys ymdrin ag ymholiadau dros y ffôn; ymdrin â phost sy’n cyrraedd ac sy’n cael ei anfon; cadw cofnodion mewn cyfarfodydd; trefnu dyddiadur y Prif Weithredwr; cynorthwyo gyda’r gwaith o reoli digwyddiadau a chyfathrebu a phobl allanol.

• Cyfathrebu a chysylltu ag unigolion mewnol ac allanol ar ran y Prif Weithredwr.

Cyfrifoldeb am ddyddiadur Y Prif Weithredwr gan flaenoriaethu apwyntiadau, gweithgareddau dyddiol, trefniadau teithio ac aildrefnu yn ôl yr angen, er mwyn galluogi’r Prif Weithredwr i reoli ei amser yn effeithiol.

Paratoi deunyddiau a phecynnau cyflwyno o ansawdd uchel yn ôl yr angen (e.e. cyflwyniadau gan y Prif Weithredwr).

Darparu cefnogaeth cofnodi a gweinyddol i gyfarfodydd allweddol mewnol ac allanol sy’n ymwneud â’r Tîm Gweithredol a’r Tîm Arwain gan sicrhau eu bod yn rhedeg yn esmwyth drwy ddosbarthu agendâu a dogfennau allweddol, cynhyrchu cofnodion, sicrhau bod y negeseuon priodol yn cael ei trosglwyddo i’r staff a gweithredu rhai penderfyniadau yn ôl y galw.

• Darparu cymorth gweinyddol i’r Cyfarwyddwyr fel aelodau o’r Tîm Gweithredol.

• Trefnu cyfarfodydd Staff

Rheoli Cofnodion yr adran gan sicrhau fod copïau meistr ar gadw yn y ffeiliau electronig perthnasol megis Teams/Sharepoint ayyb.

Fformatio dogfennau, adroddiadau, cynlluniau gweithredol ac unrhyw waith arall ar ran y Prif Weithredwr.

• Cynorthwyo gyda’r gwaith o brosesu ceisiadau cyfieithu ar y pryd ac yn ysgrifenedig.

Cyfieithu testunau byrion (megis e-byst uniaith) lle y mae angen cael cyfieithiadau ar frys.

• Gwirio testunau byrion i sicrhau cywirdeb cyn eu cynnwys mewn adroddiadau.

Cynorthwyo’r gyda’r gwaith o lwytho gwybodaeth berthnasol i’r fewnrwyd a’r wefan ar ran y Prif Weithredwr.

• Cyflawni unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill a bennir o dro i dro.

Cynnal dealltwriaeth gyffredinol o ddeddfwriaeth hygyrchedd y We, ‘Diogelu Data’ a ‘Rhyddid Gwybodaeth’.

Darperir y Disgrifiad Swydd hwn er mwyn rhoi amlinelliad bras i ddeiliad y swydd o’r gweithgareddau sydd ymhlyg yn y rôl hon. Dichon y bydd y Llyfrgell am i chi ymgymryd â dyletswyddau eraill nad ydynt o angenrheidrwydd wedi eu cynnwys yn y Disgrifiad Swydd ond sydd yn gymesur â graddfa’r swydd. Gellir diwygio’r Disgrifiad Swydd o bryd i’w gilydd o fewn i ffin a lefel y cyfrifoldeb sy’n berthnasol i’r swydd hon.

ADRAN 5: CYFRIFOLDEB

Cyfrifoldeb dros bobl: Dim.

Cyfrifoldeb am reoli cyllideb: Dim.

ADRAN 6: CYSYLLTIADAU GYDAG ERAILL

Cysylltiadau Mewnol	Natur y Cysylltiad
Cysylltu â staff ar bob lefel gangynnwys aelodau'r Tim Gweithredola'r Tim Arwain	Trefnu cyfarfodydd/ rhannugwybodaeth; trosglwyddonegeseuon/darparu cefnogaethweinyddol. Gweithredupenderfyniadau'r Prif Weithredwr
Cysylltiadau Allanol	Natur y Cysylltiad
Ymholwyr fon ac ar e-bost;Ymddiriedolwyr/aelodaupwyllgorau/ Staff LlywodraethCymru / Staff Cyrff a SefydliadauCenedlaethol eraill yng Nghymru athu hwnt Swyddogion Uned NawddLlywodraeth Cymru ac adrannaueraill	0 Rhannu gwybodaeth/atebymholiadauRhannu gwybodaeth/atebymholiadau / darparu cyngor
Cyflenwyr	Rhannu/darparu gwybodaethArchebu/caffael

ADRAN 7: DATRYS PROBLEMAU

Gweithio i amserlen dynn; blaenoriaethu gwaith; ymchwilio i faterion amrywiol; ymateb yn gyflym i ymholiadau a chais am gyngor (mewnol ac allanol) ac yn enwedig yn absenoldeb y Prif Weithredwr.

ADRAN 8: PENDERFYNU

Pa waith i’w flaenoriaethu; pryd a sut i weithredu ar rai pethau yn absenoldeb y Prif Weithredwr; trefnu apwyntiadau; derbyn a gwrthod gwahoddiadau a ddaw i’r Prif Weithredwr.

ADRAN 9: MANYLEB PERSON

PRIODOLEDD	HANFODOL	DYMUNOL
Gwybodaeth / Addysg	Safon addysg ddaGwybodaeth am Gymru anatur sefydliadau cyhoeddus.	● Cymhwyster mewngweinyddu busnes neuystod eang o brofiadmewn maes perthnasol
Profiad	Profiad o ddarparu ystodgyflawn o ddyletswyddaugweinyddol mewnamgylchedd proffesiynolProfiad o weinyddu gangwblhau gwaith gweinyddolamrywiol.Gallu i weithio fel aelod o dimac ar liwt eich hun Hyblygrwydd wrth ymgymrydâ thasgau	● Profiad o ymwneud âchysylltiadau cyhoeddus/ rheoli digwyddiadau.
Sgiliau	Gallu i ddelio gyda'r cyhoeddyn effeithiol mewn galwadauffon, e-byst a sut i ymddwyn ofewn cyfarfodyddGallu i weithio i safonau uchelo dan bwysauigwblhaugwaith mewn pryd ganddangos blaengareddSgiliau trefnu cadarn a dulltrefnus o weithio.Parchu cyfrinachedd ymaterion mae'r PrifWeithredwr yn ymwneud anhwSgiliau i gyfathrebu'n hyderus,effeithiol gyda staff y Llyfrgellac amrediad eang ogysylltiadau allanol achynulleidfaoedd o bob gradd.Sgiliau Technoleg Gwybodaethuchel gyda'r gallu iddefnyddio rhaglenni MSWord, Adobe, Excel aPowerPoint.Sgiliau rhyngbersonol llafar acysgrifenedig rhagorol yn yGymraeg a'r Saesneg: mae	● Sgiliau ymchwilio adadansoddi.
	angen arnom sgiliau Cymraeg sy'n cyfateb i'r safonau â ganlyn o fewn y fframwaith ALTE: Gwrando/siarad = 5 Darllen/deall = 5 Ysgrifennu = 5 Gweler* isod

Connect with a cause that needs you!