Enquiry Desk Advisor [SU Student Advice]

The Student Advice team are currently looking for someone to cover the busy Student Advice enquiry desk, Mondays 10 am - 4 pm (with a 20-minute lunch) until the end of the academic year. 

The current vacancy is for a shift once a week on Monday until the end of the academic year (June 2026), with an initial induction week commencing 9th of February.  

There may be the opportunity for the vacancy to be extended into the following academic year. 

Working Pattern:

Every Monday: 10am – 4pm (with a 20-minute lunch break). Potential to pick up additional shifts depending on department requirements.   

Job Purpose:

The holder of this role will be responsible for welcoming students to Student Advice, helping triage students and promoting the Student Advice department. This is an exciting student-facing role and includes the following:

• The post holder must ensure each student who approaches the department is dealt with appropriately and timely, actions include triaging student enquiries and allocating the case to a Student Adviser or providing guidance from the desk, where appropriate.
• The post holder is responsible for running the enquiry desk, including all modes of communication listed below, and ensuring the complete and confidential record of each student who approaches the service.
• The holder of this role will complete additional tasks from time to time set by the department in order to maintain its smooth running.

Applications:

Please apply on the Jobshop portal with a CV, please ensure you state clearly that you are available for the advertised shifts.  We are looking for candidates to begin on Monday 16th February 2026. 

Person Specification:

• To act as the first point of contact for service users and extending a warm welcome and friendly service.
• To run the reception desk by answering phone calls, emails and web chat during opening hours, and communicating confidently through these means of communication.
• To triage cases as appropriate, with an understanding of the triage hierarchy, and logging student engagement data.
• To manage student’s expectations in relation to response times and the Service Charter.
• Supporting with the department's campaigns. This can include supporting with the restocking of resources we have available to Students.
• Conducting general administrative tasks including cross-referencing coordinator work reports with the case management spreadsheet.
• Liaising with members of staff to manage Outlook inboxes and calendars.
• To adhere to rules of confidentiality at all times and be sensitive to confidential information.
• Signposting students to appropriate services when necessary.
• To edit webpages, such as the Housing List, when necessary.
• Championing Students’ Union opportunities such as Student Led Services and acting as a welfare ambassador providing support to departmental campaigns.
• Engaging with all other duties and responsibilities and reasonable tasks that fall within the general nature of the role.

Customer care

• To ensure the highest standards of customer service are maintained for stakeholders at all times.
• To ensure honest and transparent communications are maintained with service users.
• To ensure that all systems, policies and procedures are respected.
• To engage with and encourage customer feedback, whether positive or negative, in a courteous and professional manner.

Other duties

• To attend appropriate meetings as and when required by the Union.
• To abide by the Union’s Memorandum and Articles of Association, policies and procedures at all times.
• To contribute to the positive image of the Union with students, the University and the local community.
• To be a champion of equal opportunities, who values diversity and removes barriers to equality. To treat others with fairness, compassion, dignity and respect. To strive to remove barriers and address systemic inequalities.
• To uphold and promote the values of the Students’ Union, working towards its strategic vision.
• To undertake other tasks and responsibilities compatible with the level and nature of the post as required by the Student Advice manager from time to time.

This job description contains the principal accountabilities relating to this post and does not describe in detail all the tasks required to carry them out.  There will be an expectation that the post holder will carry out other duties and responsibilities that fall within the general nature and level of responsibility of the position.

Training and professional development:

• The Union considers regular and ongoing training as essential to job satisfaction and career development.  It is expected that the post-holder will be offered the opportunity to participate in training that is relevant to his/her duties, and the post-holder will be expected to undertake such training as may be reasonably practicable.

Swydd-Ddisgrifiad:

Mae tîm Cyngor i Fyfyrwyr ar hyn o bryd yn chwilio am rywun i weithio wrth y ddesg ymholiadau Cyngor i Fyfyrwyr brysur, ar ddyddiau Llun 10yb – 4yp (gyda chinio 20 munud) tan ddiwedd y flwyddyn academaidd.

Mae’r swydd wag ar hyn o bryd ar gyfer shifft unwaith yr wythnos ddydd Llun tan ddiwedd y flwyddyn academaidd (Mehefin 2026), gydag wythnos sefydlu gychwynnol yn dechrau ar y 9fed Chwefror.

Efallai y bydd cyfle i ymestyn y swydd wag i'r flwyddyn academaidd nesaf.

Patrwm Gweithio:

Bob dydd Llun: 10yb – 4yp (gyda thoriad cinio 20 munud). Posibilrwydd o godi shifftiau ychwanegol yn dibynnu ar ofynion yr adran.

Diben y swydd:

Bydd deiliad y rôl hon yn gyfrifol am groesawu myfyrwyr i’r adran Cyngor i Fyfyrwyr, helpu â brysbennu myfyrwyr a hyrwyddo'r adran Cyngor i Fyfyrwyr. Mae hon yn rôl gyffrous sy'n wynebu myfyrwyr ac mae'n cynnwys y canlynol:

• Rhaid i ddeiliad y swydd sicrhau bod pob myfyriwr sy'n cysylltu â'r adran yn cael ei drin yn briodol ac yn amserol; mae camau gweithredu'n cynnwys brysbennu ymholiadau myfyrwyr a chyfeirio eu hachosion i Gynghorydd Myfyrwyr neu ddarparu arweiniad o'r ddesg, lle bo'n briodol.
• Mae deiliad y swydd yn gyfrifol am redeg y ddesg ymholiadau, gan gynnwys yr holl ddulliau cyfathrebu a restrir isod, a sicrhau cofnod cyflawn a chyfrinachol ar gyfer pob myfyriwr sy'n cysylltu â'r gwasanaeth.
• Bydd deiliad y rôl hon yn cwblhau tasgau ychwanegol o bryd i'w gilydd a osodir gan yr adran er mwyn cynnal ei gweithrediad esmwyth.

Ceisiadau:

Gwnewch gais ar borth y Siopswyddi gyda CV, gwnewch yn siŵr eich bod yn nodi'n glir eich bod ar gael ar gyfer y shifftiau a hysbysebir. Rydym yn chwilio am ymgeiswyr i ddechrau ddydd Llun 16eg Chwefror 2026.

Manyleb y Person:

• Gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf i ddefnyddwyr y gwasanaeth, gan estyn croeso cynnes a gwasanaeth cyfeillgar.
• Rhedeg y dderbynfa trwy ateb galwadau ffôn, negeseuon e-bost a sgyrsiau ar-lein yn ystod oriau agor, a chyfathrebu'n hyderus wrth ddefnyddio’r dulliau cyfathrebu hyn.
• Brysbennu achosion yn ôl yr angen, gyda dealltwriaeth o'r hierarchaeth brysbennu, a chofnodi data ymgysylltiad â myfyrwyr.
• Rheoli disgwyliadau myfyrwyr mewn perthynas ag amseroedd ymateb a'r Siarter Gwasanaeth.
• Cefnogi ymgyrchoedd yr adrannau. Gall hyn gynnwys cynorthwyo ag ailstocio adnoddau sydd gennym ar gael i Fyfyrwyr.
• Cynnal tasgau gweinyddol cyffredinol gan gynnwys croesgyfeirio adroddiadau gwaith cydlynwyr â'r daenlen rheoli achosion.
• Cydlynu ag aelodau o staff i reoli mewnflwch a chalendrau Outlook.
• Cydymffurfio â rheolau cyfrinachedd bob amser a bod yn sensitif i wybodaeth gyfrinachol.
• Cyfeirio myfyrwyr at wasanaethau priodol pan fo angen.
• Golygu tudalennau gwe, fel y Rhestr Tai, pan fo angen.
• Hyrwyddo cyfleoedd o fewn Undeb y Myfyrwyr fel Gwasanaethau dan Arweiniad Myfyrwyr a gweithredu fel llysgennad lles gan ddarparu cefnogaeth i ymgyrchoedd adrannol.
• Ymwneud â phob dyletswydd a chyfrifoldeb arall a thasgau rhesymol sy'n dod o fewn natur gyffredinol y rôl.

Gofal cwsmeriaid

• Sicrhau bod y safonau uchaf o wasanaeth cwsmeriaid yn cael eu cynnal i randdeiliaid bob amser.
• Sicrhau bod cyfathrebu gonest a thryloyw yn cael ei gynnal â defnyddwyr gwasanaeth.
• Er mwyn sicrhau bod yr holl systemau, polisïau a gweithdrefnau’n cael eu parchu.
• Ymwneud ag adborth cwsmeriaid a'i annog, boed yn gadarnhaol neu'n negyddol, mewn modd cwrtais a phroffesiynol.

Dyletswyddau eraill

• Mynychu cyfarfodydd priodol yn ôl y gofyn gan yr Undeb.
• Cadw at Femorandwm ac Erthyglau Cyd-gymdeithasu'r Undeb, ei bolisïau a'i weithdrefnau bob amser.
• Cyfrannu at ddelwedd gadarnhaol yr Undeb gyda myfyrwyr, y Brifysgol a’r gymuned leol.
• Bod yn hyrwyddwr cyfleoedd cyfartal, sy'n gwerthfawrogi amrywioldeb ac yn dileu rhwystrau i gydraddoldeb. Trin eraill â thegwch, tosturi, urddas a pharch. Ymdrechu i gael gwared ar rwystrau a mynd i'r afael ag anghydraddoldebau systemig.
• Cynnal a hyrwyddo gwerthoedd Undeb y Myfyrwyr, gan weithio tuag at ei weledigaeth strategol.
• Ymgymryd â thasgau a chyfrifoldebau eraill sy'n gydnaws â lefel a natur y swydd yn ôl gofynion rheolwr Cyngor i Fyfyrwyr o bryd i'w gilydd.

Mae'r swydd-ddisgrifiad hwn yn cynnwys y prif gyfrifoldebau sy'n ymwneud â'r swydd hon ac nid yw'n disgrifio'n fanwl yr holl dasgau sydd angen eu cyflawni.  Bydd disgwyl i ddeiliad y swydd gyflawni dyletswyddau a chyfrifoldebau eraill sydd o fewn natur gyffredinol a lefel cyfrifoldeb y swydd.

Hyfforddiant a datblygiad proffesiynol:

• Mae'r Undeb yn ystyried hyfforddiant rheolaidd a pharhaus yn hanfodol i foddhad swydd a datblygiad gyrfa.  Disgwylir y bydd deiliad y swydd yn cael cynnig y cyfle i gymryd rhan mewn hyfforddiant sy'n berthnasol i'w dyletswyddau, a disgwylir i ddeiliad y swydd ymgymryd â hyfforddiant o'r fath fel sy'n rhesymol ymarferol.