Cydlynydd Croeso a Phrofiad Cwsmer

ADRAN 1: MANYLION SWYDD

Teitl Swydd: Cydlynydd Croeso a Phrofiad Cwsmer

Cyfarwyddiaeth: Ymgysylltu a Phartneriaethau

Adran: Adran Masnachol a Gwasanaethau Cwsmeriaid

Gradd: Band 2

Cyflog: £26,628 - £27,800

Cytundeb: Parhaol

Yn adrodd i: Rheolwr Gwasanaethau Masnachol

Pwrpas cyffredinol y rôl: Sicrhau profiad ymwelwyr gorau posib trwy groesawu a chyfarch darllenwyr ac ymwelwyr i’r Llyfrgell. Bod yn gyfrifol am ddelio gyda ymholiadau ymwelwyr a phrosesu Cerdyn Llyfrgell yn y Dderbynfa. Byddwch hefyd yn brif bwynt cyswllt i bobl sydd eisiau llogi ystafelloedd, trefnu cynadleddau neu ddefnyddio cyfleusterau’r Llyfrgell. Byddwch hefyd yn Cynorthwyo’r Rheolwr Masnachol gyda’r gwaith o ddydd i ddydd sydd yn cynnwys y siop a rolau masnachol eraill.

ADRAN 2: SIART DREFNIADOL

Cyfarwyddiaeth Profiad, Ymgysylltu a Phartneriaethau

Adran Cyfathrebu a Marchnata

Gwasanaethau Blaen Tŷ

Rheolwr Gwasanaethau Masnachol

Cydlynydd Croeso a Phrofiad Cwsmer

• Croesawu darllenwyr ac ymwelwyr gan rhoi cyngor, prosesu Cardiau Llyfrgell a sicrhau profiad o’r radd flaenaf

Bod yn gyfrifol am llogi ystafelloedd gan roi cyngor i’r cleientiaid ac i staff am ein cyfleusterau cynadleddau e.e. ystafelloedd, lluniaeth, offer ayyb gan weithredu fel pwynt cyswllt gan sgopio anghenion cleient a sicrhau bod trefniadau yn effeithiol a llyfn

Bod yn rhan o’r tîm sy’n trefnu ymweliadau a theithiau tywys.

Cynorthwyo y Rheolwr Gwasanaethau Masnachol i ymateb i geisiadau am gynnal priodasau

Ymateb ymholiadau sy’n cyrraedd trwy system ymholiadau’r Llyfrgell (e.e. trefnu digwyddiadau, teithiau tywys neu logi ystafelloedd a bwyd).

Cyfathrebu gwybodaeth ynglŷn a digwyddiadau’n gyson gyda staff perthnasol gan drefnu cyfarfodydd wythnosol a chydweithio’n effeithiol gyda chynrychiolwyr Caffi Pen Dinas, Ystadau a thechnegwyr.

Amserlenni a blaenoriaethu nifer o ddigwyddiadau a chleientiaid yn ddi-drafferth gan ddatrys problemau a chynnig ffyrdd amgen o weithredu pan fo angen.

Cynorthwyo’r Tîm Cyfathrebu ac Ymgysylltu gyda Digwyddiadau a hyrwyddo’r gwasanaethau sydd ar gynnig

Gweithio’n agos gyda’r Rheolwr i flaengynllunio unrhyw ddigwyddiadau er mwyn sicrhau trefn ac ansawdd mwyaf effeithiol.

Bod yn bresennol yn ystod digwyddiad, yn y dydd, gyda’r nos neu ar benwythnosau er mwyn sicrhau rhediad esmwyth.

Gwaith gweinyddol megis prosesu anfonebau ac ad-daliadau mewnol ac allanol ar system SAGE a chadw trefn ar ffurflenni perthnasol i ofynion y swydd

• Cynorthwyo gyda chasglu adborth cwsmeriaid a defnyddwyr ac adrodd yn ôl i’r timau perthnasol

Casglu a chrynhoi ystadegau defnydd allanol o ofodau’r Llyfrgell ac adrodd yn chwarterol.

Cynorthwyo i sicrhau bod pob parti yn cadw at y rheoliadau iechyd, diogelwch ac yswiriant perthnasol yn ystod digwyddiad.

• Cynorthwyo tîm y Siop a Reprograffeg efo gwaith llungopïo ac argraffu, llwytho eitemau i’r Siop ar-lein

Cynorthwyo’r Rheolwr llinell gyda chreu deunydd hyrwyddo i gwsmeriaid y Siop a’r Siop arlein.

• Dealltwriaeth cyffredinol o ddeddfwriaeth "Gwarchod Data" a "Rhyddid Gwybodaeth" ·

Darperir y Disgrifiad Swydd hwn er mwyn rhoi amlinelliad bras i ddeiliad y swydd o’r gweithgareddau sydd ymhlyg yn y rôl hon. Dichon y bydd y Llyfrgell am i chi ymgymryd â dyletswyddau eraill nad ydynt o angenrheidrwydd wedi eu cynnwys yn y Disgrifiad Swydd ond sydd yn gymesur â graddfa’r swydd. Gellir diwygio’r Disgrifiad Swydd o bryd i’w gilydd o fewn y ffin a lefel y cyfrifoldeb sy’n berthnasol i’r swydd hon.

ADRAN 4: CYFRIFOLDEB

	Cyfrifoldeb dros bobl: Amherthnasol
■	Cyfrifoldeb dros reolaeth cyllid: Amherthnasol

ADRAN 5: CYSYLLTIADAU GYDAG ERAILL

	Natur y Cysylltiad:
Holl Staff y Llyfrgell	Sicrhau gwasanaeth effeithiol drwy gyswllt dyddiol
Allanol: Cwsmeriaid, darllenwyr ac Ymwelwyr. Cynrychiolwyr cwmniau a sefydliadau cenedlaethol yng Nghymru a thu hwnt sydd eisiau defnyddio adnoddau'r Lyfrgell	Sicrhau gwasanaeth effeithiol drwy gyswllt dyddiol a rheolaidd

ADRAN 6: DATRYS PROBLEMAU

Disgwylir i ddeiliad y swydd ddatrys rhai problemau o bryd i’w gilydd, e.e. cysylltu gydag eraill pan nad yw’r system gyfrifiadurol ar gyfer prosesu cerdiau llyfrgell ac ati yn gweithio, a phroblemau trefniadol pan fydd ymweliadau yn digwydd.

ADRAN 7: PENDERFYNU

Disgwylir rhai penderfyniadau e.e. ateb cwestiynau ymholiadau darllenwyr ac ymwelwyr mor gywir ag sy’n bosibl a’u trosglwyddo i eraill pan fod angen.

ADRAN 8: MANYLEB PERSON

PRIODOLEDD	HANFODOL	DYMUNOL
Gwybodaeth / Addysg	●Safon addysg dda
Profiad / Sgiliau	Profiad o Ddelio gyda'r cyhoedda gwasanaeth cwsmer.Profiad o gydlynu digwyddiadaua chynadleddau.
0	Sgiliau trefnu rhagorol a gweinyddu cryf Gallu i weithio fel aelod o dim ac ar liwt eich hun Hyblygrwydd wrth ymgymryd â thasgau Y gallu i gyfathrebu'n gwrtais ac amyneddgar gydag ymholwyr mewnol ac allanol drwy gyfrwng y Gymraeg a'r Saesneg Y gallu i gyfathrebu'n ysgrifenedig gyda ymholwyr mewnol ac allanol yn Gymraeg a'r Saesneg. Gweler isod* Meistrolaeth dda ar ddefnyddio systemau OFFICE

*(Gallu yn y Gymraeg i’r lefelau canlynol yn unôl â fframwaith ALTE: Gwrando/siarad – 3 Darllen/deall – 3; Ysgrifennu – 3) (*gweler linc isod)