Welcome Centre Staff [Tuesdays and/or Thursdays] 

To ensure the smooth running of the Students’ Union welcome desk which provides a key point of contact for all members, guests and staff for a variety of services and information.

Must have availability on Tuesdays and/or Thursdays, there will be scope to pick up further shifts in the week if available!

There may be future opportunity to take on additional responsibilities or gain experience as a Retail Assistant in our Love Cardiff shop.

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Operate the main switchboard promptly and politely, relaying all calls and forward messages if appropriate.
• Deal with enquiries via face to face, email, social media channels or telephone in a professional and friendly manner. In keeping with Cardiff Students’ Union customer service standards.
• Be aware of daily activities within the building to deal with enquiries appropriately.
• Be proactive in ensuring signage around the building is current, removing any unsolicited advertising and support departments with any signage that needs displaying around the building.
• Be a Students’ Union ambassador and fully understand what services and facilities the Students Union provides.
• Engage with customers to create a warm and welcome environment that encourages members and guests to visit again and refer others to the Students’ Union.
• Support advertising sales with commercial stall bookings, greeting clients and ensure set up is ready on arrival.
• Support all departments with membership services stall bookings, greeting students, staff and ensure set up is ready on arrival.
• Support the Sales and Customer Service department with the operations of key annual events. Including, Graduation, Varsity, Freshers.
• To be responsible for making optimum use of working time including but not limited to, queue management, deploying staff and responding to changing needs of the welcome desk area (i.e., cleanliness, presentation, and general housekeeping).
• Work with department Managers to develop rolling improvement plans to ensure best practice.
• Support security and cover duties during lunch breaks.
• Manage the distribution of mail to appropriate person/department.
• Deal with Lost property and follow necessary procedures.

GENERAL

• Ensure the core values, vision and strategic plan of CUSU are prevalent in their personal attitude and approach to all work and decision making.
• Demonstrate and engender a positive, helpful and welcoming attitude to fellow staff, student members and customers.
• Maintain a flexible approach to duties and be prepared to undertake such tasks as may from time to time be required by their line manager.
• To be responsible for their own health and safety and observe all regulations in relation to the Health and Safety at Work Act.
• To attend individual and group meetings throughout the year aimed at addressing the following areas:

• General Updates
• Giving ideas on improvements
• Reviewing procedures 

Staff y Ganolfan Groeso [Dydd Mawrth a/neu Ddydd Iau]

PRIF BWRPAS Y RÔL

Sicrhau bod desg groeso Undeb y Myfyrwyr yn rhedeg yn esmwyth, gan ddarparu pwynt cyswllt allweddol i bob aelod, gwestai a staff ar gyfer amrywiaeth o wasanaethau a gwybodaeth.

Rhaid bod ar gael ar ddydd Mawrth a/neu ddydd Iau, bydd lle i godi shifftiau pellach yn yr wythnos os oes modd!

Efallai y bydd cyfle yn y dyfodol i ysgwyddo cyfrifoldebau ychwanegol neu ennill profiad fel Cynorthwyydd Manwerthu yn ein siop Caru Caerdydd.

PRIF DDYLETSWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU

• Gweithredu’r prif switsfwrdd yn brydlon ac yn gwrtais, gan drosglwyddo galwadau a negeseuon os yw’n briodol.
• Ymdrin ag ymholiadau wyneb yn wyneb, dros e-bost, sianeli cyfryngau cymdeithasol neu dros y ffôn mewn modd proffesiynol a chyfeillgar. Yn unol â safonau gwasanaeth cwsmeriaid Undeb Myfyrwyr Caerdydd.
• Bod yn ymwybodol o weithgareddau dyddiol o fewn yr adeilad i ymdrin ag ymholiadau yn briodol.
• Bod yn rhagweithiol wrth sicrhau bod arwyddion o amgylch yr adeilad yn gyfredol, gan gael gwared ar unrhyw hysbysebu digroeso a chefnogi adrannau gydag unrhyw arwyddion y mae angen eu harddangos o amgylch yr adeilad.
• Bod yn llysgennad Undeb y Myfyrwyr a deall yn llawn pa wasanaethau a chyfleusterau y mae Undeb y Myfyrwyr yn eu darparu.
• Ymgysylltu â chwsmeriaid i greu amgylchedd cynnes a chroesawgar sy'n annog aelodau a gwesteion i ymweld eto a chyfeirio eraill at Undeb y Myfyrwyr.
• Cefnogi gwerthiannau hysbysebu gydag archebion stondinau masnachol, cyfarch cleientiaid a sicrhau bod y popeth yn barod erbyn iddynt gyrraedd.
• Cefnogi pob adran gydag archebion stondinau gwasanaethau aelodaeth, cyfarch myfyrwyr, staff a sicrhau bod popeth yn barod erbyn iddynt gyrraedd.
•  Cefnogi’r adran Gwerthu a Gwasanaeth Cwsmeriaid gyda gweithrediadau digwyddiadau blynyddol allweddol. Gan gynnwys Graddio, Varsity, y Glas.
• Bod yn gyfrifol am wneud y defnydd gorau posibl o oriau gwaith gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i, rheoli ciwiau, lleoli staff ac ymateb i anghenion newidiol ardal y ddesg groeso (h.y. glendid, cyflwyniad, a gwaith tŷ cyffredinol).
• Gweithio gyda Rheolwyr adrannau i ddatblygu a rhoi cynlluniau datblygu ar waith i sicrhau arferion gorau.
• Cefnogi’r tîm diogelwch a chyflawni dyletswyddau yn ystod egwyliau cinio.
• Rheoli dosbarthiad post i’r person/adran briodol.
• Ymdrin ag eiddo coll a dilyn y gweithdrefnau angenrheidiol.

CYFFREDINOL

• Sicrhau bod gwerthoedd craidd, gweledigaeth a chynllun strategol UMPC yn amlwg yn eu hagwedd bersonol a’u dull o ymdrin â'r holl waith a gwneud penderfyniadau.
• Dangos a meithrin agwedd gadarnhaol, gymwynasgar a chroesawgar at gyd-staff, myfyrwyr a chwsmeriaid.
• Cynnal dull hyblyg o gyflawni dyletswyddau a bod yn barod i ymgymryd â thasgau o bryd i'w gilydd a allai fod yn ofynnol gan eu rheolwr llinell.
• Bod yn gyfrifol am eu hiechyd a’u diogelwch eu hunain a dilyn pob rheoliad mewn perthynas â'r Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith.
• Mynychu cyfarfodydd unigol a grŵp drwy gydol y flwyddyn gyda'r nod o fynd i'r afael â'r meysydd canlynol:
• Diweddariadau Cyffredinol
• Rhoi syniadau ar welliannau
• Adolygu gweithdrefnau